องค ความร เร องจ ดแฟ มอย างไรให ค นหาง าย และสวยงาม 1. เป าหมายของการจ ดแฟ มเอกสาร 1. เพ อให เก ดการจ ดเก บแฟ มเอกสารม ความเป นระเบ ยบเร ยบร อย 2.

Transcription

1 1 องค ความร เร องจ ดแฟ มอย างไรให ค นหาง าย และสวยงาม 1. เป าหมายของการจ ดแฟ มเอกสาร 1. เพ อให เก ดการจ ดเก บแฟ มเอกสารม ความเป นระเบ ยบเร ยบร อย 2. เพ อให เก ดความสะดวกรวดเร วในการค นหาเอกสารจากแฟ มเอกสาร 3. เพ อให ง ายต อการส งเกต เม อม เอกสารหายไป 4. เพ อรวบรวมเอกสารท ม ความส มพ นธ ก นไว เป นแหล งเด ยวก น 2. ข นตอนการจ ดเก บเอกสาร 1. ส ารวจเอกสาร โดยน าเอกสารป ป จจ บ นมาตรวจสอบว า ม เร องอะไรบ าง โดยทยอยน าออกมาท ละแฟ ม ไม ควรน าออกมามากเพ อป องก นการส บสน 2. ให รห สหมวดใหญ บนหน าแรกของเอกสารท ม มขวาม อด านบนด วยด นสอไว ก อน เพ อให ค ดแยกเอกสาร ได ง ายข น 3. น าเอกสารท ให รห สแล วมาค ดแยกออกตามรห สหมวดใหญ แต ละหมวด จากน นน ามาให รห สหมวดย อย หร อรห สช อแฟ มเอกสารบนหน าแรกของ เอกสารท ม มขวาม อด านบนถ ดลงมาจากรห สหมวดใหญ ด วยด นสอ 4. น าเอกสารแต ละหมวดใหญ มาเร ยงล าด บเด อนท เก ดก อนลงไปหาเด อนท เก ดท หล งส ดพร อมก นก เร ยงล าด บว นท ของเอกสารจากเลขน อยไปหาเลขมาก 4.1 ว ธ ต งหมวดหม ม ข อควรพ จารณาด งน 1) ควรต งหมวดหม ท ม ความหมายไม แคบและกว างจนเก นไป 2) ไม ควรต งหมวดหม ท ม ความหมายซ อนก นหร อคล ายคล งก น 3) ช อหมวดหม ควรจะส นและเป นท น ยม 4) ควรม หมวดเบ ดเตล ดเป นหมวดส ดท าย โดยท วไปการจ ดเก บเอกสารตามห วข อเร องจะแบ งเป น 10 หมวด ได แก 1) การเง น งบประมาณ 2) หน งส อโต ตอบท วไป 3) บร หารท วไป 4) บร หารบ คคล 5) การประช มท วไป 6) พ สด และก อสร าง 7) รายงานท วไป 8) การตลาด 9) การผล ต/บร การ 10) เบ ดเตล ด 5. ลงทะเบ ยนหน งส อเก บโดยน าเอกสารแต ละหมวดใหญ และแต ละเด อนมาลงทะเบ ยน 6. น าเอกสารแต ละหมวดใหญ มาค ดแยกตามรห สหมวดย อยท ให ไว 7. น าเอกสารแต ละหมวดย อยท ได มาเร ยงล าด บเด อนท เก ดก อนข นมาหาเด อนท เก ดท หล งส ดพร อมก บ เร ยงล าด บว นท ของเอกสารจากเลขน อยข นมาหาเลขมาก 8. จ ดเก บเอกสารเข าแฟ มตามรห สหมวดย อยหร อรห สช อแฟ ม ในกรณ ท แฟ มน นม เอกสารอย บ างแล วจะ น าเอกสารใหม เก บเพ มเต ม ก จะต องน าเอกสารท งหมดท งเอกสารใหม และเอกสารเก าท ม อย แล วในแฟ มน น มา

2 2 เร ยงล าด บเด อนของเอกสารท เก ดก อนข นมาหาเด อนท เก ดท หล งส ดพร อมก บเร ยงล าด บว นท ของเอกสารจากเลข น อยข นมาหาเลขมาก 8.1 ส นแฟ ม ว ธ การและข นตอนการปฏ บ ต 1. ก าหนดช อของเอกสารและก าหนดท อย ของเอกสารให ง ายต อการค นหา 2. จ ดท าส นแฟ มโดยใช ร ปแบบท ก าหนด 3. การจ ดเก บต องค าน งถ งหล กด งน - การจ ดเก บต องม ประส ทธ ภาพ เก บและหย บใช ได ท นท ไม เส ยเวลา - ต องไม ให ของท จ ดเก บเส อมสภาพ - การจ ดเก บต องไม ก อให เก ดอ นตราย ร ปแบบส นแฟ ม 1. ส นแฟ ม ต องม ส ญล กษณ ของหน วยงาน (โลโก ส าน กงานเลขาน การกรม กรมควบค มโรค) 2. ม ช อหน วยงาน เพ อให ร ว าแฟ มน นเป นของหน วยงานใด ควรใส ช อ เร อง เอกสารให ช ดเจน เพ อแยกประเภทเอกสาร ซ งเป นประโยชน การจ ดเก บเอกสาร 3. ม หมายเลขประจ าแฟ ม กรณ ม หลายแฟ มให เร ยงล าด บต งแต 1 จนถ งแฟ มส ดท าย

3 3 ต วอย าง ร ปแบบส นแฟ ม โลโก หน วยงาน กล มย ทธศาสตร และ พ ฒนาองค กร ช อหน วยงาน ช อเร อง หมายเลขประจ าแฟ ม 1

4 9. จ ดเก บแฟ มเอกสารเข าใส ต โดยเร ยงล าด บหมายเลขแฟ มตามท ก าหนด 10. จ ดท าบ ญช ค มแฟ มเอกสาร 4

5 5 3. เทคน คในการจ ดเก บเอกสาร ค อ 1. ไม ควรเก บหน งส อปนก บเอกสาร 2. ม การให รห สเอกสารบนห วกระดาษเสมอ เพ อป องก นการแยกประเภทเอกสารผ ด การน าออกมาใช ผ ด 3. ด เน อหาของเอกสารอ กคร งก อนจ ดเก บ เพ อป องก นการจ ดเก บเอกสารท ผ ดพลาด 4. พล กอ านฉบ บเก าท ล าส ดท กคร งก อนน าฉบ บปร บปร งใหม จ ดเก บลงแฟ ม เพ อเป นการเต อนความทรงจ า 5. ถ าเป นเอกสารท ส าค ญ ควรแยกไว หน าส ด เพ อสะดวกและรวดเร วในการค นหา 6. ม การบ าร งร กษาเอกสารท จะเก บให อย ในสภาพท ด อย เสมอ 7. ควรทบทวนระบบการจ ดเก บเอกสารอย างสม าเสมอ อย างน อยป ละ 1 คร ง 4. ป ญหา อ ปสรรค ของบ คลากร 1. ใช ระบบการจ ดเก บท ไม ม มาตรฐาน หร อไม เหมาะสมก บงาน 2. ขาดเจ าหน าท ร บผ ดชอบในการจ ดเก บ ค นหา หร อเจ าหน าท ขาดความร 3. ไม ม การน าระบบย มเอกสารไปใช และระบบต ดตามทวงถามท เหมาะสม 4. ไม ม การวางแผนและก าหนดระยะเวลาในการเก บและท าลาย 5. การม เอกสาร ส วนต ว เก บเอาไว มากเก นความจ าเป น 5. ประโยชน ท เก ดข นต อบ คลากร/องค กร 1. สะดวกในการค นหา 2. ประหย ดเวลาท าให การค นหาและการจ ดเก บเอกสารเป นไปอย างรวดเร ว ม ประส ทธ ภาพ 3. ม แหล งเก บเอกสารท ปลอดภ ยและถาวร ไม เก ดการช าร ดเส ยหาย 4. สามารถรวบรวมเอกสารท เก ยวข องส มพ นธ ก นไว ในแหล งเด ยวก น 5. ท าให ม มาตรฐานเด ยวก นในการจ ดเก บเอกสาร 6. ท าให เก ดความเร ยบร อยและสะอาดตา 7. ผ ปฏ บ ต งานสามารถเข าใจและเล อกใช แฟ มเอกสารได อย างถ กต อง 8. ประหย ดพ นท ในการจ ดเก บ ลดความซ าซ อนในการเก บเอกสาร